Datenschutzerklärung

Stand: 06. Oktober 2026

Ein verantwortungsvoller Umgang mit personenbezogenen Daten ist für uns ein zentraler Bestandteil einer vertrauensvollen Zusammenarbeit. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir transparent darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit unseren Internetseiten und unserer Online-Plattform verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht, auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung erfolgt und welche Rechte betroffene Personen haben.

Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere Webseiten und die Online-Plattform (reimbursement.institute, reimbursement.info, app.reimbursement.info). Unser Angebot richtet sich ausdrücklich ausschließlich an gewerbliche, institutionelle und freiberufliche Kunden (B2B). Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen. Da unsere Webseiten jedoch öffentlich einsehbar sind, informiert diese Erklärung alle Besucher (unregistrierte Anwender), registrierte Nutzer im Auftrag von Organisationen sowie betroffene Fachpersonen im Gesundheitswesen über die Datenverarbeitung.

 

I. Allgemeine Informationen und Verantwortliche

1. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze ist die:

RI Innovation GmbH
Geschäftsführung: Nicole Eisenmenger
Lehnengasse 20a, 50354 Hürth – Deutschland
Tel.: +49 (0) 2233 805 77 97
E-Mail: info@reimbursement.institute

Website: https://reimbursement.institute
Amtsgericht Köln, HRB 97427 | USt-ID: DE 815 815 580

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
Datenschutzbeauftragter: Georg Leciejewski
E-Mail: datenschutz@reimbursement.institute

 

II. Art, Umfang und Zwecke der Datenverarbeitung

2. Datenverarbeitung beim Aufruf der Internetseite (Server-Logfiles)

Mit jedem Aufruf unserer Internetseite oder der Online-Plattform erfasst unser System automatisiert allgemeine Daten und Informationen, die in den Logfiles des Servers gespeichert werden:

• Verwendete Browsertypen und Versionen sowie das Betriebssystem des zugreifenden Systems
• Die Internetseite, von welcher ein zugreifendes System auf unsere Seite gelangt (Referrer)
• Die angesteuerten Unterwebseiten, Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Die Internet-Protokoll-Adresse (IP-Adresse) und der Internet-Service-Provider des Nutzers

Die Verarbeitung erfolgt zur korrekten Auslieferung der Inhalte, zur Optimierung der Systeme, zur Gewährleistung der dauerhaften Funktionsfähigkeit und zur Gefahrenabwehr im Falle von Cyberangriffen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Server-Logfiles werden getrennt von sonstigen personenbezogenen Daten gespeichert und nur für die vorgenannten Zwecke ausgewertet.

Infrastruktur und Hosting:
Unsere Internetseiten und die Online-Plattform werden auf den Servern eines spezialisierten Cloud-Infrastruktur-Dienstleisters gehostet. Wir nutzen hierfür die Dienste der Hetzner Online GmbH. Der Serverstandort ist Deutschland. Eine Verarbeitung oder Speicherung der Daten außerhalb der Europäischen Union findet im Rahmen des Hostings nicht statt. Mit dem Hosting-Dienstleister wurde eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

3. Cookies, vergleichbare Technologien und externe Dienste

Unsere Internetseiten und die Online-Plattform verwenden Cookies, vergleichbare Technologien und externe Dienste. Nachfolgend erhalten Sie eine zusammenfassende Übersicht über die von uns eingesetzten Systeme:

a) Technisch notwendige Plattform-Infrastruktur
Wir nutzen technisch notwendige Cookies und vergleichbare Technologien, die für den Betrieb, die Sicherheit, die Anmeldung, die Sitzungsverwaltung und die Bereitstellung ausdrücklich gewünschter Funktionen erforderlich sind. Hierzu gehören insbesondere Session-, Login- und Sicherheits-Cookies. Die Speicherung dieser Informationen und der Zugriff auf das Endgerät erfolgen auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt, soweit sie für die Bereitstellung der Plattform oder die Durchführung des Nutzungsverhältnisses erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Übrigen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

b) Cookie-Consent-Tool
Wir setzen ein Cookie-Consent-Tool ein und speichern darin Ihre Auswahl zu einwilligungsbedürftigen Cookies und vergleichbaren Technologien. Dies dient dazu, Ihre Einwilligungen, Ablehnungen oder Widerrufe zu dokumentieren und beim erneuten Besuch unserer Internetseite oder Online-Plattform zu berücksichtigen. Rechtsgrundlage für den Einsatz des Cookie-Consent-Tools ist § 25 Abs. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung zur Einholung und Dokumentation von Einwilligungen) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der nutzerfreundlichen Umsetzung und dem rechtssicheren Nachweis dieser gesetzlichen Vorgaben.

c) Google Analytics (Reichweitenmessung und Nutzungsanalyse)
Wir haben auf dieser Internetseite Komponenten von Google Analytics integriert. Google Analytics ist ein Web-Analyse-Dienst zur Erhebung, Sammlung und Auswertung von Daten über das Verhalten von Besuchern. Betreibergesellschaft ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Analytics wird nur aktiviert, wenn Sie zuvor über unser Cookie-Consent-Tool aktiv eingewilligt haben. Die Speicherung von Analyse-Cookies und der Zugriff auf vergleichbare Informationen auf Ihrem Endgerät erfolgen auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Einstellungen unseres Cookie-Consent-Tools widerrufen. Zusätzlich können Sie der Datenerhebung durch Google Analytics durch Installation eines Browser-Add-ons unter https://tools.google.com/dlpage/gaoptout Nach Angaben von Google protokolliert oder speichert Google Analytics keine individuellen IP-Adressen von Nutzern aus der EU. IP-Adressen werden vor der Protokollierung verworfen und nur zur Ableitung grober Standortdaten verwendet.

d) Online-Chat über Olark (Support)
Für den Online-Chat und die Bearbeitung von Support-Anfragen (Support-Kommunikation im Sinne der Nutzungsbedingungen) nutzen wir den Dienst Olark der Habla, Inc. d/b/a Olark, 2810 N Church St., #63602, Wilmington, DE 19802, USA. Bei Nutzung des Chats können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Organisation, Chatverlauf sowie technische Nutzungsdaten (z. B. IP-Adresse) verarbeitet werden. Soweit Olark technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien zur Bereitstellung des Chats einsetzt, erfolgt deren Einsatz auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG. Soweit darüber hinaus Cookies oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden, die nicht technisch erforderlich sind, erfolgt deren Einsatz nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt je nach Zweck auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem effizienten Support und der nutzerfreundlichen Bereitstellung unserer Online-Plattform.

e) Plattforminterne KI-Assistenzfunktion (in Vorbereitung)
Eine plattforminterne KI-Assistenzfunktion befindet sich in Vorbereitung und ist derzeit nicht verfügbar. Vor ihrer Freischaltung ergänzen wir diese Datenschutzerklärung um eine Beschreibung der Verarbeitung. Davon zu unterscheiden sind KI-Assistenten, die Nutzer selbst wählen und über Schnittstellen anbinden; diese betreiben wir nicht (Ziffer 7a).

f) Gemeinsame datenschutzrechtliche Hinweise für die externen Dienste:
Soweit externe Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage entsprechender Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Soweit durch externe Dienstleister eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums (insbesondere in den USA) nicht ausgeschlossen werden kann, erfolgt diese nur nach Maßgabe der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder geeigneter Garantien wie den EU-Standardvertragsklauseln.

Für gesondert verarbeitete Daten aus dem separaten Import-Modul gelten ergänzend die besonderen Regelungen der Nutzungsbedingungen und der jeweiligen AVV. Patientendaten, Gesundheitsdaten und sonstige besondere Kategorien personenbezogener Daten dürfen nicht über Chat, Freitextfelder oder sonstige Kommunikationswerkzeuge in die Online-Plattform eingebracht werden, sondern ausschließlich über das hierfür vorgesehene Import-Modul.

4. Datensicherheit und Transportverschlüsselung

Um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung über das Internet angemessen zu schützen, nutzt der Anbieter auf den URLs der Internetseite und der Online-Plattform Verschlüsselungsverfahren nach dem aktuellen Stand der Technik, insbesondere TLS/SSL über HTTPS. Sie erkennen eine solche verschlüsselte Übertragung an dem Präfix „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers sowie an dem geschlossenen Schloss-Symbol.

5. Kontaktaufnahme, Support, Vertragsverwaltung und Abrechnung

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, Kontaktformular, Support-Chat oder auf anderem Weg kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.

Wenn ein Kunde im Sinne der AGB bzw. eine Organisation im Sinne der Nutzungsbedingungen eine kostenpflichtige Premiumversion, Beratungsleistungen oder sonstige kostenpflichtige Leistungen beauftragt, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Vertrags-, Kontakt-, Rechnungs- und Zahlungsdaten. Hierzu können insbesondere Name, Organisation, Anschrift, E-Mail-Adresse, Vertragsdaten, Leistungsdaten, Rechnungsdaten, Zahlungsinformationen sowie steuer- und handelsrechtlich erforderliche Angaben gehören.

Soweit Sie uns über Support-Chat, Helpdesk, Kontaktformulare, E-Mail, Telefon, Online-Chat oder vergleichbare Kommunikationskanäle kontaktieren, verarbeiten wir die hierbei übermittelte „Support-Kommunikation“ im Sinne der Nutzungsbedingungen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie der Anbahnung, Durchführung oder Abwicklung eines Vertragsverhältnisses dient. Soweit wir Daten zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs-, Nachweis-, Steuer- oder handelsrechtlicher Pflichten verarbeiten, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. In allen übrigen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sachgerechten Bearbeitung und Dokumentation von Anfragen, der Kundenkommunikation sowie der Verwaltung unserer Vertrags- und Geschäftsbeziehungen.

6. Registrierung und Einrichtung eines Nutzerkontos

Anwender haben die Möglichkeit, sich auf unserer Online-Plattform unter Angabe personenbezogener Daten zu registrieren. Hierbei werden die Daten aus der Eingabemaske erhoben: E-Mail-Adresse, Benutzername, Passwort sowie Angaben zur Organisation, zum Organisationstyp, zur beruflichen Rolle, Funktion oder Positionsbeschreibung. Die Registrierung erfolgt über ein Double-Opt-in-Verfahren.

Zweck & Rechtsgrundlage: Die Registrierung dient der Einrichtung und Verwaltung des persönlichen Nutzerkontos, der Berechtigungsverwaltung innerhalb des Organisationsbereichs sowie der Durchführung des Nutzungsverhältnisses mit der angegebenen Organisation.

Soweit der registrierte Nutzer selbst Vertragspartner ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Im Übrigen erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Durchführung und Verwaltung des Nutzungsverhältnisses mit der Organisation sowie der sicheren Bereitstellung personenbezogener Nutzerkonten.

Hinweis: Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Organisationen und Unternehmer. Verträge mit Verbrauchern im Sinne von § 13 BGB werden nicht geschlossen. Eine Registrierung ist nur zulässig, wenn der Anwender für die angegebene Organisation handelt.

7. Nutzung der Online-Plattform und Personalisierung

Bei Nutzung der Online-Plattform verarbeiten wir Protokoll-, Interaktions- und Nutzungsdaten sowie Angaben zur Organisation, zum Organisationstyp, zur beruflichen Rolle, Funktion oder Positionsbeschreibung des Nutzers. Hierzu gehören insbesondere Login-Zeitpunkte, Funktionsaufrufe, Such- und Filtervorgänge, Interaktionen mit Nutzerinhalten, insbesondere NUB-Vorlagen und Kodierhilfen, Informationsinhalten und Plattformfunktionen.

Zwecke der Verarbeitung sind insbesondere:

• Bereitstellung, Verwaltung und Absicherung der Online-Plattform und der Nutzerkonten.
• Fehleranalyse, Qualitätssicherung und Missbrauchserkennung.
• Personalisierung und Relevanzsteuerung von Hinweisen, Empfehlungen und Suchergebnissen.
• Betrieb, Qualitätssicherung und Verbesserung von Such-, Analyse- und Empfehlungsfunktionen sowie, ab ihrer Freischaltung, der plattforminternen KI-Assistenzfunktion (Ziffer 3e).

Diese Daten werden nicht zum Training, zur Verbesserung oder zur Validierung von KI-Modellen verwendet und nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle von Beschäftigten bereitgestellt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und vertragsgemäßen Bereitstellung der Online-Plattform für die jeweilige Organisation, im Schutz vor Missbrauch sowie in der bedarfsgerechten Personalisierung und Weiterentwicklung unserer Funktionen.

Interaktionen mit veröffentlichten NUB-Vorlagen und Kodierhilfen werden zusätzlich für Abrufanalysen nach Ziffer 8a verarbeitet.

Hinweis zu gesondert verarbeiteten Daten:
Gesondert verarbeitete Daten aus dem Import-Modul werden getrennt von sonstigen Plattformdaten und nicht für die vorgenannten Zwecke verarbeitet. Ihre Verarbeitung erfolgt ausschließlich nach Maßgabe von § 7 der Nutzungsbedingungen und der jeweiligen AVV.

7a. Zugriff über Schnittstellen und selbst gewählte KI-Assistenten

Nutzer der Premiumversion können nach gesonderter Vereinbarung über Schnittstellen, insbesondere Programmierschnittstellen (API) und Server nach dem Model Context Protocol (MCP), auf die Online-Plattform zugreifen, auch über einen selbst gewählten KI-Assistenten (§ 5a der Nutzungsbedingungen). Hierbei verarbeiten wir Zugriffstoken (insbesondere API-Schlüssel und OAuth-Token) sowie Protokolldaten der Abfragen, insbesondere Zeitpunkt, abgefragte Funktion, Umfang und verwendetes Zugriffstoken.

Zweck ist die Bereitstellung des Schnittstellenzugriffs, die Authentifizierung, die Durchsetzung von Abfragebegrenzungen sowie die Sicherheit und Missbrauchsvermeidung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für Protokollierung und Missbrauchserkennung ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz der Online-Plattform und ihrer Inhalte vor unzulässiger Datenextraktion.

Über Schnittstellen abgerufene Inhalte können personenbezogene Daten enthalten, insbesondere Arzt-, Ansprechpartner- und Einweiserdaten nach Ziffer 8. Sie werden an den KI-Assistenten übermittelt, den der Nutzer selbst gewählt und angebunden hat. Den KI-Assistenten betreiben nicht wir; sein Anbieter ist weder unser Dienstleister noch Auftragsverarbeiter. Für die Auswahl des KI-Assistenten und die weitere Verarbeitung durch dessen Anbieter, auch außerhalb der Europäischen Union, sind der Nutzer bzw. seine Organisation verantwortlich.

Hinweis zu gesondert verarbeiteten Daten:
Gesondert verarbeitete Daten aus dem Import-Modul werden über Schnittstellen nur nach Maßgabe der AVV, auf Weisung der Organisation und im Umfang der Zugriffsrechte nach § 7 Abs. 4 der Nutzungsbedingungen abgerufen.

8. Verarbeitung von Arzt-, Ansprechpartner- und Einweiserdaten gemäß Art. 14 DSGVO

Im Rahmen der Online-Plattform stellen wir Informationen zu Gesundheitseinrichtungen, Krankenhäusern, Fachabteilungen, niedergelassenen Ärztinnen und Ärzten, Krankenhausärztinnen und Krankenhausärzten, Praxen, Medizinischen Versorgungszentren, medizinischen Ansprechpartnern sowie tatsächlichen oder potenziellen Einweisern bereit. Soweit sich diese Informationen auf identifizierte oder identifizierbare natürliche Personen beziehen, verarbeiten wir personenbezogene Daten.

Hierzu können insbesondere Name, Titel, berufliche Funktion, Fachgebiet, Praxis-, Klinik- oder Organisationszuordnung, berufliche Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Betriebsstätteninformationen, BSNR, LANR, regionale Zuordnungen sowie Einweiser- oder Potenzialinformationen gehören.

Einweiser- und Potenzialinformationen werden ausschließlich als beruflich-organisationsbezogene Analyseinformationen verarbeitet. Sie dienen nicht der Bewertung privater Eigenschaften, der persönlichen Leistungsfähigkeit, der Gesundheit oder des Verhaltens der betroffenen Person außerhalb ihres beruflichen Kontexts.

Die Verarbeitung beschränkt sich auf berufliche, funktionsbezogene und organisationsbezogene Informationen im Zusammenhang mit der Tätigkeit der betroffenen Personen im Gesundheitswesen. Private Kontaktdaten, Patientendaten, Gesundheitsdaten der betroffenen Personen sowie besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO werden nicht gezielt erhoben oder bereitgestellt.

Die Daten stammen je nach Datenkategorie aus öffentlich zugänglichen Quellen, offiziellen Verzeichnissen, Krankenhaus- und Praxiswebseiten, öffentlichen Registern, Fachverzeichnissen, Datenlieferanten, Kooperationspartnern oder aus eigener strukturierter Recherche und Aufbereitung.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung, Strukturierung, Aktualisierung und Anzeige von Such-, Filter-, Analyse-, Vergleichs-, Export- und Auswertungsfunktionen innerhalb der Online-Plattform. Ab ihrer Freischaltung umfasst dies auch die Verarbeitung durch die plattforminterne KI-Assistenzfunktion (Ziffer 3e).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bereitstellung einer fachbezogenen Informations- und Analyseplattform für professionelle Nutzer im Gesundheitswesen sowie in der strukturierten Darstellung beruflicher Kontaktdaten, Organisationsinformationen und einweiserbezogener Analyseinformationen.

Da wir eine große Zahl beruflicher Ansprechpartnerdaten aus unterschiedlichen öffentlichen und fachbezogenen Quellen verarbeiten, informieren wir betroffene Personen zentral über diese Datenschutzerklärung. Gleichzeitig setzen wir Schutzmaßnahmen ein, insbesondere Datenminimierung, Zweckbindung, Zugriffsbeschränkungen, regelmäßige Aktualitätsprüfungen sowie einfache Widerspruchs- und Löschprozesse.

Die Daten können registrierten Nutzern und Organisationen im Rahmen der freigeschalteten Plattformfunktionen angezeigt und bereitgestellt werden. Nutzer der Premiumversion können die Daten auch über Schnittstellen abrufen und an einen selbst gewählten KI-Assistenten übermitteln (Ziffer 7a). Eine Nutzung zur Kontaktaufnahme, Geschäftsanbahnung, CRM-Speicherung oder Direktwerbung ist nur nach Maßgabe der Nutzungsbedingungen und der anwendbaren gesetzlichen Vorgaben zulässig. Für die Rechtmäßigkeit dieser weitergehenden Nutzung sind die jeweiligen Nutzer oder Organisationen verantwortlich.

Die Daten werden gespeichert, solange sie für die genannten Zwecke erforderlich sind oder berechtigte Interessen an ihrer Verarbeitung bestehen. Die Datenbestände werden regelmäßig auf Aktualität, Erforderlichkeit und Richtigkeit überprüft und bei Bedarf berichtigt, aktualisiert, eingeschränkt oder gelöscht.

Betroffene Personen können der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gemäß Art. 21 DSGVO widersprechen sowie ihre weiteren Betroffenenrechte geltend machen. Hierzu können sie sich an info@reimbursement.institute oder datenschutz@reimbursement.institute wenden. Bei berechtigtem Widerspruch werden die betreffenden personenbezogenen Daten gelöscht, gesperrt oder aus der Anzeige entfernt, soweit keine vorrangigen berechtigten Gründe entgegenstehen. Zur Umsetzung von Widersprüchen oder Löschungsverlangen können wir eine interne Sperr- oder Ausschlussliste führen, um eine erneute Anzeige bereits gesperrter Datensätze zu verhindern.

Zudem steht den betroffenen Personen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, insbesondere bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, zu.

8a. Abrufanalysen zu veröffentlichten NUB-Vorlagen und Kodierhilfen

Zur Finanzierung des kostenfreien Zugangs zu veröffentlichten NUB-Vorlagen und Kodierhilfen erfassen wir deren Nutzung, insbesondere Ansichten, Downloads und Kennzeichnungen, unter Zuordnung zum Nutzerkonto und zur jeweiligen Organisation.

Aus diesen Daten erstellen wir Abrufanalysen, die wir auch entgeltlich an Unternehmen und Einrichtungen weitergeben. Die Abrufanalysen enthalten Angaben zur Einrichtung und zur Nutzung, jedoch keine Namen, Kontaktdaten oder Nutzerkennungen einzelner Nutzer. Die Empfänger verarbeiten die Abrufanalysen in eigener Verantwortung.

Die für Abrufanalysen erfassten Daten werden nach ihrer Verarbeitung anonymisiert. Anonymisierte Abrufdaten können zeitlich unbefristet gespeichert und ausgewertet werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Finanzierung des kostenfreien Angebots und der Auswertung der Nutzung veröffentlichter Inhalte.

Nutzer können dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, gemäß Art. 21 DSGVO widersprechen.

 

III. Rechtliche Rahmenbedingungen und Betroffenenrechte

9. Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Wir nutzen automatisierte Verfahren, um Nutzungsmuster zu analysieren und Nutzern voraussichtlich relevante Fachinhalte, Hinweise, Empfehlungen, Suchergebnisse oder Analysefunktionen bereitzustellen. Dabei können insbesondere Organisation, Organisationstyp, berufliche Rolle, Funktion oder Positionsbeschreibung sowie Nutzungs- und Interaktionsdaten berücksichtigt werden. Diese Auswertung kann ein Profiling im Sinne der DSGVO darstellen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung findet nicht statt. Die fachliche Letztentscheidung verbleibt stets beim Nutzer bzw. der Organisation.

Auch im Zusammenhang mit Arzt-, Ansprechpartner- und Einweiserdaten nach Ziffer 8 stellt die Online-Plattform lediglich Such-, Analyse-, Vergleichs- und Auswertungsfunktionen bereit. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung gegenüber den betroffenen Ärztinnen, Ärzten oder sonstigen Ansprechpartnern findet nicht statt. Entscheidungen auf Grundlage der bereitgestellten Informationen verbleiben stets beim jeweiligen Nutzer bzw. bei der jeweiligen Organisation.

10. Empfänger und Kategorien von Empfängern

Personenbezogene Daten erhalten nur diejenigen internen Stellen und externen Dienstleister, die sie zur Erfüllung der genannten Zwecke benötigen. Externe Empfänger können insbesondere Hosting-, IT-, Wartungs-, Sicherheits-, Analyse-, Cookie-Consent-Tool, Chat-, Zahlungs-, Abrechnungs-, Steuer- und Rechtsberatungsdienstleister sowie Behörden sein. Hierzu zählen insbesondere Hetzner Online GmbH und Habla, Inc. d/b/a Olark, soweit diese im jeweiligen Verarbeitungskontext eingesetzt werden. Eine Auftragsverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 28 DSGVO.

Abrufanalysen nach Ziffer 8a erhalten zudem Unternehmen und Einrichtungen, die diese bei uns erwerben, insbesondere Hersteller. Diese Empfänger sind keine Auftragsverarbeiter, sondern eigenständig Verantwortliche.

Über Schnittstellen abgerufene Inhalte erhalten außerdem die Anbieter der KI-Assistenten, die Nutzer selbst gewählt und angebunden haben (Ziffer 7a). Diese sind keine Auftragsverarbeiter; die Übermittlung erfolgt auf Veranlassung und in Verantwortung des Nutzers bzw. seiner Organisation.

11. Routinemäßige Löschung und Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald der Zweck für ihre Verarbeitung entfällt.

Davon abweichend speichern wir:

• Vertrags- und Rechnungsdaten: Für die Dauer der gesetzlichen steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 6 bis 10 Jahre).
• Nutzerkonto- und Registrierungsdaten: Für die Dauer des aktiven Nutzungsverhältnisses bzw. bis zur Löschung des Kontos.
• Kontakt-, Support- und Nutzungsdaten: Nur so lange, wie es für die Bearbeitung, die Systemsicherheit, Fehleranalysen oder die Geltendmachung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
• Daten aus dem Import-Modul: Ausschließlich nach den Vorgaben der mit Ihnen geschlossenen Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV).
• Erfasste Aktionen für Abrufanalysen (Ziffer 8a): Die erfassten Aktionen werden nach ihrer Verarbeitung für die Abrufanalysen anonymisiert. Die anonymisierten Abrufdaten bleiben ohne zeitliche Begrenzung erhalten. Bereits übermittelte Abrufanalysen unterliegen der Verantwortung der Empfänger.
• Zugriffstoken: bis zu ihrem Widerruf, ihrer Deaktivierung oder der Löschung des Nutzerkontos. Protokolldaten von Schnittstellenabfragen werden wie Nutzungsdaten gespeichert.

12. Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten ist für Registrierung, Nutzerkonto, Organisationszuordnung, Plattformnutzung, Vertragsdurchführung und Abrechnung erforderlich. Die Erfassung von Aktionen nach Ziffer 8a ist Voraussetzung für den kostenfreien Abruf veröffentlichter NUB-Vorlagen und Kodierhilfen über die Online-Plattform. Ohne diese Daten können die jeweiligen Funktionen oder Leistungen nicht oder nicht vollständig bereitgestellt werden.

Soweit Daten aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungs-, Steuer- oder handelsrechtlicher Pflichten erforderlich sind, ergibt sich die Bereitstellungspflicht aus den jeweiligen gesetzlichen Vorschriften. Daten, die ausschließlich auf einer Einwilligung beruhen, werden freiwillig bereitgestellt; eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Betroffene Personen, deren Arzt-, Ansprechpartner- oder Einweiserdaten nach Ziffer 8 aus Drittquellen, öffentlichen Quellen, Datenlieferanten, Kooperationspartnern oder eigener Recherche verarbeitet werden, müssen uns diese Daten nicht bereitstellen.

13. Rechte der betroffenen Person

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO Widerspruch einzulegen.

Wir verarbeiten die betreffenden personenbezogenen Daten nach einem Widerspruch nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Soweit personenbezogene Daten für Zwecke der Direktwerbung verarbeitet werden, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen. Die betreffenden personenbezogenen Daten werden anschließend nicht mehr für Zwecke der Direktwerbung verarbeitet.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an info@reimbursement.institute oder datenschutz@reimbursement.institute wenden.